Chatwork予定投稿ボットを Googleスプレッドシート x Zapierで実現！コミュニケーション促進を図ってみた。

リモートワークが中心になってくると雑談が減り、社内メンバーの心理的安全性が低下すると言われています。

大手転職サイトの調査で、今の職場で心理的安定性が【ある・どちらかといえばある】と答えた人は45％。その理由を聞いたところ圧倒的に多かった回答が「他愛のない雑談ができるから」で75％でした。上下関係や忖度無しの雑談ができる環境が心理的安全性に大きく影響しているのですね。

ゆにおん・ネタ帳 : 心理的安全性の高い職場と雑談だけ職場の違い

とはいえ、リモートワークメインでこのリアルの社内で起きていた雑談を実現するのは非常に難しいです。弊社GLASSにおいても、リモートワークが中心ですので色々と試しております。oViceなどのバーチャル空間はなかなか便利ですが、雑談を再現するのはなかなか難しいです。

そんな中、SlackにおいてはCollaというボットが雑談のきっかけを作ってくれるサービスがあります。

これは良さげだなと思ったものの、

• 料金の妥当性の評価が難しい ¥380+税/人
• 高機能でなくてよい
• ChatWorkで使いたい

というようなことがあり、Googleスプレッドシートで用意した毎日の雑談を促進する質問文をZapierを使って自動投稿するという仕組みを作ってみることにしました。

最終完成イメージ

こんな感じで専用ボット（投稿用に取得してChatWorkアカウント）で質問を毎朝指定時間に投げかけます！

雑談のきっかけを質問により生み出します。

構築するためのざっくりのフロー

手書きですが、こんな感じです。

1. 質問文リストをスプレッドシートに用意
2. Chatworkに投稿したい当日の質問を抽出したスプレッドシート（１から別途抽出した別シート）を用意
3. ２で用意したスプレッドシートをトリガーにしてZapierでChatworkに質問内容を投稿

となります。細かい部分で注意しないとこはありますが、ざっとこんな感じです。

まずサンプルのスプレッドシートをこちらに共有致します。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1-pzkhQqAdX-qxUUaGdZypIZWFnDxkWs2Ll0jMKfwqu4/edit#gid=0

１．質問文リストをスプレッドシートに用意

rawシートに質問の元データを記載しておきます。この質問内容はもちろん自由です。

毎日投稿して土日祝日まで投稿してしまうと単純に迷惑なので、そこは制御するようにしなければなりません。B列に土日祝日を識別できるようにしています。

休日の投稿を制御

土日は　weekday関数で識別可能ですが、祝日はデータソースが必要なためネットで拾ってきた祝日情報を貼り付けるシートを用意します。holidayシートを用意して祝日を入れました。

また、会社独自の祝日もあると思いますので、custom_holiday のシートに会社独自の祝日を入れれるように致しました。

この２つのシートにデータが有る場合にrawシートのB列の祝日が表示されるようにしています。

２．Chatworkに投稿したい当日の質問を抽出したスプレッドシート（１から別途抽出した別シート）を用意

1のリストから当日のデータだけを自動反映させる todayシートを用意します。このあとZapierで参照するときにトリガーとして参照しやすいように関数にちょっと工夫を加えて、深夜0時ではなく午前9時などの始業前後に内容が更新されるようにしておくと投稿の時間帯としては適切になります。

当日の日付関数としては最終的に以下のようになります。

=IF(HOUR(now())>=9,today(),today()-1)

IF文で現在時刻が9時より大きい場合だけ日付が更新されるようにしました。

=IFERROR(VLOOKUP(A2,raw!A:C,3,FALSE),"")

そして、当日の投稿内容の質問を raw シートから vlookup で参照しています。

３．２で用意したスプレッドシートをトリガーにしてZapierでChatworkに質問内容を投稿

Zapierでの全体像は以下です。

Googleスプレッドシートで先程の当日投稿する内容のシートを読み込み、todayシートに変更があった場合にトリガーが動くようにします。

次に毎日朝に投稿されると困るのでフィルターを使って、「投稿有無」列が「する」になっている場合だけトリガーが動くようにフィルターします。

最後にChatworkの指定のルームに指定した当日の投稿内容が投稿されるようにします。投稿文は自由に変更できます。

以上で以下のような投稿が毎日されるようになります。

リアルでは雑談の「場（オフィス）」、距離的な近さが重要になりますが、、リモートでは雑談の「きっかけ」が重要です。そのきっかけづくりに是非活用ください！

GLASSではZapierなどの業務効率化ツールを活用した様々なコンサルティングを行っております。お困りの際は是非ご相談ください。